Ormai sempre più persone si ritrovano a dover inviare documenti di qualsiasi genere via email. Oltre a studenti o lavoratori, spesso è necessario far ciò anche per faccende casalinghe quali comunicazioni riguardanti le utenze. Ma a prescindere da quale sia il motivo è normale chiedersi “Come inviare documenti in PDF in modo semplice?”.
Grazie a questo articolo non dovrai cercare la risposta altrove. Scoprirai i metodi migliori e qualche trucco per farlo in maniera semplice ma dall’aspetto professionale. Insomma, risparmierai un sacco di tempo e fatica mentre il risultato sarà chiarissimo per il destinatario.
Come raggruppare e inviare documenti in PDF
Iniziamo andando al succo della questione. Innanzitutto possiamo dividere i vari metodi in online e offline. I primi sono generalmente delle applicazioni web che permettono di modificare PDF in vari modi, il che include unire file, eliminare pagine e persino aggiungere note o apportare modifiche al testo. I metodi offline sono invece i classici programmi da scaricare e installare. Possono avere le stesse funzioni di quelli online ma sono in genere più macchinosi.
A prescindere dal metodo, l’operazione normalmente si svolge con i seguenti passi:
- Carica i file PDF che desideri unire tra loro
- Ordinali a seconda delle tue esigenze o preferenze
- Scarica il file contenente tutti i documenti
I migliori tool che offrono l’unione PDF permettono di sistemare i vari file semplicemente trascinando le anteprime nella posizione desiderata. Ciò rende l’operazione ancora più semplice e veloce.
Inviare il documento
Passando al come mandare un documento in PDF, hai diverse opzioni. La più comune è la mail o per documenti più importanti la PEC. Questo è il metodo di riferimento quando si tratta di inviare qualcosa relativo al lavoro, lo studio, oppure per comunicazioni ad aziende di servizi (per esempio, contratti di luce, acqua, telefono, ecc). In alternativa, puoi usare altri strumenti: da servizi di messaggistica come WhatsApp o Telegram a Google Drive, DropBox e altri servizi di cloud storage.
Anche in questo caso, tutte le opzioni funzionano in modo pressoché identico:
- Scegli il destinatario
- Carica il file (solitamente selezionando la graffetta)
- Invia
Una differenza la troviamo nell’utilizzo dei cloud storage dove l’invio non è immediato ma piuttosto dobbiamo inviare il link al nostro file. A questo proposito, soprattutto se si usa Google Drive, è bene assicurarsi di rendere il file accessibile al destinatario.
Come mandare documenti in PDF dal cellulare
Anche l’invio di documenti PDF dal cellulare è altrettanto semplice. Le procedure sono assolutamente identiche a quanto visto sopra. La maggior parte dei servizi mail ha un’app dedicata che permette di inviare mail con allegati. Normalmente troverai anche in questo caso l’icona della graffetta (se usi Gmail, per esempio) oppure trovi l’opzione toccando i tre puntini o linee.
Discorso simile anche per i metodi per unire i documenti. I migliori servizi online offrono un sito ottimizzato per dispositivi mobili il che significa che puoi effettuare le stesse identiche operazioni che faresti dal computer anche sul telefono o tablet. Come seconda opzione, ci sono anche delle app apposite. Per loro però vale lo stesso discorso dei programmi per computer: occupano spazio e sono solitamente meno intuitive da usare.
Consigli per raggruppare file in maniera ottimale
Come visto, ci sono molti modi per unire più documenti in un unico PDF e inviarlo. Per lo più, si tratta di utilizzare app che usiamo tutti i giorni (email, messaggi) e applicazioni web ad hoc molto intuitive. Ma se tutto ciò può sembrare abbastanza semplice, ci sono dei trucchi su come inviare documenti in un unico file per facilitare ancora di più l’intera operazione:
- Raccogli tutti i file in un’unica cartella. Prima di iniziare, assicurati di avere tutti i documenti nello stesso posto così da non doverli cercare nei meandri del tuo dispositivo. Far ciò riduce anche la possibilità di dimenticare dei file.
- Rinomina i file. Soprattutto se hai già un ordine preciso in mente, è bene che utilizzi dei numeri per indicarlo (p.e. “Fattura 1”, “Fattura 2”, ecc). Questo inoltre ti permette di riconoscere più facilmente i contenuti piuttosto di doverli aprire per scoprire che c’è dentro.
- Assicurati che tutti i file siano già in PDF. Nel caso abbia dei file immagine o word, ricorda che puoi convertirli in PDF, normalmente con lo stesso strumento che usi per unire i file. Usando un buon tool, in pochi clic e una manciata di secondi porti a termine l’operazione.
Conclusione
Alla luce di quanto visto, ora dovresti sapere come inviare un documento via email in PDF. E con lo strumento giusto e qualche piccolo accorgimento, riuscirai a completare il tutto in pochi minuti. I tuoi allegati saranno ben organizzati, professionali e farai molto felice il tuo destinatario. Prova subito e scoprilo con le tue mani!
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