Aumentare la produttività del team: suggerimenti pratici
La collaborazione sui documenti è il punto chiave dell’infrastruttura di ogni azienda moderna, che si tratti di una piccola startup o di un’impresa internazionale multi-ramo.
Ci sono varie soluzioni tra cui scegliere, per non parlare delle potentissime suite Google e Microsoft. Trovare un’alternativa che comprende una forte sicurezza dei dati, una collaborazione fluida e strumenti di editing professionali a un prezzo accessibile è impegnativo.
Ti presentiamo ONLYOFFICE Docs, un ufficio collaborativo online che dispone di tutto ciò di cui avrai bisogno da una suite installabile nel tuo ambiente cloud.
Modifica professionale dei documenti
ONLYOFFICE Docs include editor di documenti di testo, fogli di calcolo e presentazioni in un’unica suite che sono compatibili al 100% con i formati Microsoft e supportano altri tipi di file popolari tra cui ODF, PDF, CSV, HTML, EPUB, RTF, TXT e altro.
Gli strumenti professionali per lavorare con testo consentono di creare documenti ben strutturati per qualsiasi scopo, creando vari layout per visualizzarli, stamparli e pubblicarli, aggiungendo indice, formattazione e stile di caratteri.
Oggetti complessi come forme modificabili, tabelle, grafici, equazioni, immagini e persino video portano i contenuti visivi a un nuovo livello. Tutti gli oggetti e i testi creati in ONLYOFFICE sono supportati in altri software per navigazione e modifiche senza distorsioni, mentre la tecnologia HTML5 Canvas conferisce ai tuoi file un aspetto uguale durante visualizzazione, modifica e stampa in qualsiasi browser e sistema operativo.
L’editor di fogli di calcolo supporta oltre 450 formule, consente di filtrare e formattare set di dati di grandi dimensioni, creare e modificare tabelle pivot, aggiungere formattazione condizionale, utilizzare Visualizzazioni a foglio e stampare i tuoi dati su qualsiasi formato cartaceo.
L’editor di presentazione offre tutti gli strumenti necessari per creare diapositive straordinarie e complesse, preparare brochure, report o offerte di vendita.
Moduli compilabili ad hoc
ONLYOFFICE offre inedita funzionalità per creare modelli di moduli o documenti con i campi altamente personalizzabili da compilare ovunque tu sia. I moduli OFORM sono praticamente le funzionalità di Microsoft Office Content Controls insieme alla flessibilità di configurazione di Adobe Forms disponibili online come open source.
Una volta compilati, puoi salvare i tuoi file in PDF, in modo che altri utenti possano aprire i moduli utilizzando qualsiasi editor PDF. I moduli ONLYOFFICE sono persino compatibili con Adobe Forms, il che è un grande vantaggio.
La soluzione supporta diversi tipi di campi che possono essere inseriti in un documento, come campi di testo, elenchi a discesa, pulsanti di opzione, immagini, caselle di controllo ecc. Puoi creare un nuovo modulo da zero o utilizzare un file DOCX esistente come modello. I modelli gratuiti sono disponibili sul sito web ufficiale e puoi scaricarli in qualsiasi momento o richiedere quelli di cui hai bisogno.
ONLYOFFICE Docs è l’ideale per il lavoro online, ma il suo client gratuito per Windows, Linux e macOS ti consente di creare moduli PDF compilabili anche localmente. Inoltre, ci sono app mobili gratuite per Android e iOS che consentono di compilare moduli in movimento.
A partire dalla versione 7.1 puoi convertire un file PDF in DOCX per ulteriori modifiche ai documenti in pochi clic grazie al principio di lavorare con i file PDF significativamente riprogettato.
Le funzionalità aggiornate insieme alla possibilità di creare moduli ONLYOFFICE interattivi e altamente personalizzabili rende il tuo lavoro con i file PDF più fluido senza dover usare applicazioni di terze parti.
Collaborazione senza limiti
Condividi i documenti all’interno del tuo team o tramite un link esterno. Crea file in tutti i formati collaborando senza distorsioni, utilizza la modalità di co-editing Fast per le modifiche in tempo reale o più privata, con blocco paragrafi, chiamata Strict.
Aggiungi commenti per porre domande e risolvere problemi, menziona gli utenti in essi per ricevere notifiche sulle tue richieste e condividi istantaneamente file con nuovi utenti.
Puoi tenere traccia delle modifiche per far sapere agli altri cosa suggerisci di aggiungere, modificare o eliminare o rivedere le modifiche degli altri, navigare, accettarle e rifiutarle. Allo stesso modo, puoi confrontare due documenti separati utilizzando Confronto documenti per sfogliare le differenze evidenziate e creare una versione finale del tuo contratto, articolo o modulo da file diversi.
La cronologia delle versioni in ONLYOFFICE Docs consente di esplorare chi, che cosa e quando ha modificato e permette di ripristinare qualsiasi versione del documento se desideri recuperare il contenuto perso o ripristinare le modifiche.
Plugin di terze parti per estendere le capacità
Parlando di plugin, si tratta di utilissime app in Docs per inserire video, modificare immagini, creare bibliografie con Mendeley, Zotero o EasyBib, tradurre testi con Google Traduttore o altre app di traduzione disponibili. Controlla la grammatica e ortografia con LanguageTool, inserisci i tuoi post nel blog direttamente dall’editor con il plugin WordPress, crea mappe mentali, organigrammi e infografiche con il servizio Draw.io integrato in ONLYOFFICE Docs, e molto altro ancora.
Comunicazione fluida
Costruire connettività nel team è uno dei punti principali. Comunicare in una maniera efficace tra i colleghi significa che gli strumenti utilizzati sono a portata di mano e in linea con tutte le esigenze del team in termini di funzionalità nella pratica quotidiana.
Puoi discutere il processo dal vivo con i tuoi colleghi nella chat nativa dell’editor o connettere il tuo messenger Telegram utilizzando il plugin ufficiale per comunicare senza uscire dalla finestra del browser.
Riunioni audio o video, webinar e streaming sono disponibili in pochi clic direttamente negli editor grazie al plugin Jitsi.
Massima sicurezza dei dati
Сon la maggior parte degli uffici che passa al lavoro da remoto o a modelli di lavoro ibridi, la sicurezza dei dati è una cosa essenziale. Pertanto, il software scelto per l’ufficio online deve essere sicuro e protetto durante su ogni tappa di lavoro. E qui la possibilità di integrare la suite d’ufficio ONLYOFFICE sul server proprio potrebbe escludere la maggior parte dei rischi.
ONLYOFFICE Docs offre ancora più opportunità per rafforzare la sicurezza dei contenuti. Lavorando sui documenti, sei libero di aggiungere firme digitali per verificarne l’autenticità. L’aggiunta di filigrane può aiutare a proteggere qualsiasi informazione riservata o sensibile. L’utilizzo della protezione con password non consentirà a nessuno di accedere al tuo documento senza una giusta combinazione.
Per proteggere i tuoi dati, puoi anche limitare la copia, il download e la stampa di determinati documenti. È possibile abilitare la crittografia end-to-end per i file archiviati e persino per la modifica e la collaborazione in tempo reale per proteggere i dati più sensibili. Infine, ONLYOFFICE docs include JWT che esclude accesso non autorizzato e consente di limitare manualmente la durata della cache.
ONLYOFFICE Docs è un prodotto open-source, il che significa che il codice è pubblicamente disponibile per essere esaminato dall’interno e conoscere i metodi utilizzati per l’elaborazione dei dati.
Condivisione di documenti senza rischi
La creazione e la gestione dei contenuti aziendali sono accompagnate da una domanda sulla loro protezione. ONLYOFFICE protegge i tuoi file durante la modifica, l’archiviazione e la collaborazione.
ONLYOFFICE Docs consente di condividere documenti con autorizzazioni flessibili: accesso completo, sola lettura, revisione, commento, compilazione di moduli e filtro personalizzato (nei fogli di calcolo). Sei libero di concedere l’accesso ai tuoi collaboratori solo per svolgere i compiti previsti e proteggere i tuoi dati da alterazioni o perdite.
Modalità d’uso di ONLYOFFICE Docs
Le aziende sono libere di scegliere come implementare ONLYOFFICE Docs nella propria infrastruttura.
Puoi utilizzare ONLYOFFICE Docs all’interno di una piattaforma di collaborazione completa – ONLYOFFICE Workspace. È dotato di un proprio sistema di gestione e condivisione dei documenti, funzionalità di gestione dei progetti, posta, CRM, calendari, chat e altri strumenti di produttività. È disponibile come distribuzione interna sulla rete privata o come servizio cloud nel cloud pubblico.
Puoi utilizzare ONLYOFFICE Docs all’interno del tuo ecosistema preferito:
Piattaforme di e-learning, come Moodle e Chamilo,
Servizi CMS: WordPress, Drupal, ShaePoint,
Piattaforme sync&share: Nextcloud, ownCloud e Seafile,
Soluzioni per la gestione dei progetti, come Jira e Redmine.
I connettori pronti all’uso sviluppati da ONLYOFFICE o dai partner tecnologici ufficiali rendono il processo di integrazione un gioco da ragazzi.
È anche possibile incorporare gli editor nella tua app o servizio cloud (ONLYOFFICE Docs Developer Edition).
Prova ONLYOFFICE Docs nel cloud
Lavoro offline e mobile all’interno della stessa struttura
Con ONLYOFFICE Desktop Editors, puoi trascorrere delle funzionalità online sul tuo desktop e utilizzare tutte le impostazioni locali di cui potresti aver bisogno. L’app offline è disponibile per Windows, Mac e Linux.
Collegando la tua app desktop a qualsiasi cloud di tua scelta, ottieni le stesse funzionalità per la collaborazione all’interno del tuo team.
L’app mobile ONLYOFFICE Documents per iOS o Android ti consente di utilizzare tutte le funzionalità della suite d’ufficio direttamente sul tuo dispositivo. È facile rimanere in linea con tutti gli ultimi aggiornamenti del tuo team, gestendo le loro attività online dal telefono ovunque tu sia.
Entrambe le app sono gratuite e possono funzionare come soluzione autonoma.
Uno dei punti principali della collaborazione in squadra è migliorare il lavoro sui documenti nel team che grazie alla nuova versione 7.1 di ONLYOFFICE Docs è diventato ancora più fluido e potente.
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